El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos.Las funciones del archivo dentro de una empresa son las siguientes:
Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa
Asegurar la perfecta conservación de los mismos así como la máxima rapidez posible a la hora de localizarlos
Cumplir con las disposiciones legales
¿Cuáles son las tres funciones del archivo?
La función genérica de un archivo, por tanto, es reunir, organizar/conservar y difundir/servir documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de archivo: Organizar la documentación administrativa.
¿Qué es un archivo y cuáles son sus funciones?
Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.
¿Cuál es la función principal de un archivero?
Los archiveros (o archivistas) se encargan de seleccionar, almacenar y proporcionar acceso a materiales tales como documentos escritos, mapas, fotos y películas. También pueden contestar preguntas, dar charlas a grupos y organizar en exposiciones.
¿Qué es lo más importante de archivo?
Los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de protección de datos y propiedad intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión …
¿Cuáles son las tres funciones del archivo?
La función genérica de un archivo, por tanto, es reunir, organizar/conservar y difundir/servir documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de archivo: Organizar la documentación administrativa.
¿Cuál es la forma correcta de archivar documentos?
Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.
¿Qué funciones debe realizar la persona encargada del archivo?
Recopilar, reproducir y en su caso custodiar, cuidar y clasificar cualquier documento de valor legal, administrativo, fiscal e histórico que se encuentre en archivos de cualquier unidad administrativa que no sea objeto de trámite.
¿Cuál es la función de un archivista?
Es un puesto administrativo en el que se realizan funciones tales como: separar y clasificar la documentación que se recibe de diversas fuentes: integrar los expedientes respectivos para su control; revisar la organización y actualización del archivo; proporciona la información que le soliciten y lleva el control de …
¿Cuál es la diferencia entre archivador y archivista?
Archivero: La persona que ejerce la profesión en un archivo (en México también es denominado al mueble de oficina). “Es el que cultiva la disciplina y contribuye con estudios especializados al progreso doctrinario de la misma”. Archivista: La persona especializada en la Archivística.
¿Qué hay que estudiar para trabajar en un archivo?
Para poder trabajar como archivista o archivero es necesario tener una formación universitaria. Si hasta hace unos años existía la Diplomatura en Biblioteconomía y Documentación, hoy en día se ha transformado en el Grado en Información y Documentación.
¿Cuál es el archivo General?
El Archivo General de la Nación es el órgano que garantiza la apropiada gestión de los archivos; preserva el patrimonio documental de la nación; contribuye en la edificación del buen gobierno y la sociedad de la información y el conocimiento; reconcilia la identidad cultural y salvaguarda el derecho a la memoria.
¿Cuál es la diferencia entre un documento y un archivo?
El documento de archivo se distingue de los documentos en sentido genérico por su génesis u origen, es decir, por su nacimiento.
¿Cuáles son las cualidades que debe tener un archivista?
El Archivista debe tener total identificación con la profesión que ejerce. Por lo tanto, requiere ser un profesional dinámico, visible, participativo y con presencia institucional. Debe evitar la inercia, la pasividad, el conformismo y la invisibilidad.
¿Qué es un documento de archivo ejemplo?
Los documentos de archivo son aquellos que son generados por las organizaciones durante el desarrollo de sus actividades, como actas, resoluciones, acuerdos, expedientes, nóminas, libros de contabilidad y un lugar etcétera.
¿Cómo se clasifican los archivos según su función?
Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso. En activo, semi activo e inactivo.
¿Cuántas son las funciones del gestor de archivo?
El gestor de archivos proporciona una manera sencilla e integrada de gestionar archivos y aplicaciones. Puede utilizar el gestor de archivos para realizar las siguientes acciones: Crear carpetas y documentos. Mostrar archivos y carpetas.
¿Qué funciones debe realizar la persona encargada del archivo?
Recopilar, reproducir y en su caso custodiar, cuidar y clasificar cualquier documento de valor legal, administrativo, fiscal e histórico que se encuentre en archivos de cualquier unidad administrativa que no sea objeto de trámite.
¿Cuáles son las tres funciones del archivo?
La función genérica de un archivo, por tanto, es reunir, organizar/conservar y difundir/servir documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de archivo: Organizar la documentación administrativa.
¿Cómo se ordenan los archivos dentro de una carpeta?
Pulsamos botón derecho con el ratón sobre la zona vacía de esta zona y se despliega el menú con la opción Organizar por. . Al ordenar los archivos o carpetas lo que hacemos es indicar según qué propiedad se ordena el listado y en qué sentido.
¿Cómo se clasifican los documentos de un archivo?
Tipos de organización de archivos Archivo General. Archivo Alfabético. Archivo Numérico. Archivo Alfanumérico.
¿Qué tipo de archivo es un documento?
Se entiende por documento o archivo de documento a una información codificada y representada en binario que contiene algún tipo de material, ya sea texto, imágenes, un mix de ambos, hipervínculos, marcadores, y un largo etc.
¿Cómo se le llama a la persona que trabaja en archivo?
El Archivista: Guardián de la memoria de la sociedad La respuesta es simple, ese es precisamente el rol que ejerce el Archivista y el Gestor Documental, gente con el talento profesional para recolectar, gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los documentos archivo en el largo plazo.
¿Cuántas fases tiene el archivo?
Las fases son cuatro: Archivo de oficina. Archivo central. Archivo intermedio.
¿Cuánto gana un archivero?
¿Qué quiere decir se archiva?
Guardar documentos o información en un archivo. 2. tr. Dar por terminado un asunto.