Tener una buena organización siempre hablara bien de ti. Colocar un día y un horario para organizar el archivero, dedícale un par de minutos para colocar todo en su sitio. Periódicamente revisa los documentos y depura aquellos que no son necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa.Métodos de ordenación
Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. …
Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. …
Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
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¿Cómo organizar un archivero?
1. – Junten todos los documentos en un solo lugar, poniéndolos sobre una mesa o escritorio. 2. – Separen los documentos por “temas” para poder acceder a ellos cada que sea necesario.
¿Cómo organizar un archivador de oficina?
Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras para guardar los expedientes y las segundas para agrupar los documentos dentro de éste. Las fundas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la documentación de archivo.
¿Qué contiene un archivero?
Los archiveros (o archivistas) se encargan de seleccionar, almacenar y proporcionar acceso a materiales tales como documentos escritos, mapas, fotos y películas. También pueden contestar preguntas, dar charlas a grupos y organizar en exposiciones.
¿Qué es un archivo y cómo se organizan?
Un archivo o fichero informático es una secuencia de bytes almacenados en un dispositivo. Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene.
¿Cómo se clasifican los documentos de un archivo?
Para clasificar un documento, hay que comenzar por delimitar a cual de estas 12 clases pertenece el documento en cuestión, y después, buscar la subclase que responda a la actividad a la que hace referencia el documento, a fin de encontrar la división más exacta posible.
¿Cómo organizar un archivador de oficina?
Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras para guardar los expedientes y las segundas para agrupar los documentos dentro de éste. Las fundas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la documentación de archivo.
¿Qué es un archivero y sus tipos?
Los archiveros son muebles de oficina, que están ideados y enfocados en el almacenamiento en su interior de los archivos y papeles que una oficina posee, ya sea para resguardarlos, para chequearlos de vez en cuando o solamente para tenerlos un momento para enviarlos a otra oficina.
¿Qué actividades se realizan en un archivo?
Clasificar, codificar, registrar y archivar la entrada y salida de correspondencia. Mantener índices para sistemas de clasificación. Mantener listas de acceso de registros clasificados. Operar sistemas de captura de información y facilitar documentos requeridos.
¿Cómo se deben rotular las carpetas?
Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, la información general será: Nombre UAA, código UAA, nombre de la serie, código de la serie, nombre de la subserie, código de la subserie, número de la carpeta, número de folios y …
¿Cuántos folios deben ir en una carpeta de archivo?
¿Cuáles son las partes de un archivo?
Normalmente los archivos están formados por un nombre, un punto y una extensión (p.e. PROGRAMA. EXE). El nombre nos sirve para diferenciar unos archivos de otros y la extensión para atribuirle unas propiedades concretas.
¿Cómo se clasifican los archivos y cómo se ordenan?
La clasificación es el proceso que permite agrupar de forma jerárquica los documentos, de acuerdo con los principios de procedencia, orden original u otros factores. Por lo general, se consideran tres elementos en este proceso: acciones, estructura orgánica y asuntos.
¿Cuáles son las partes de un archivo?
Normalmente los archivos están formados por un nombre, un punto y una extensión (p.e. PROGRAMA. EXE). El nombre nos sirve para diferenciar unos archivos de otros y la extensión para atribuirle unas propiedades concretas.
¿Cómo organizar un archivador de oficina?
Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras para guardar los expedientes y las segundas para agrupar los documentos dentro de éste. Las fundas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la documentación de archivo.
¿Cuál es la función de un archivista?
El Archivista: Guardián de la memoria de la sociedad La respuesta es simple, ese es precisamente el rol que ejerce el Archivista y el Gestor Documental, gente con el talento profesional para recolectar, gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los documentos archivo en el largo plazo.
¿Cuáles son las técnicas de archivo?
La Técnica en Gestión de Archivos es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de utilizar su utilización y conservación.
¿Qué es un archivo y ejemplos?
Cualquier documento que almacenes en tu computador, ya sea música, videos, fotos, descargas de internet o un documento de texto u hoja de cálculo, se conoce bajo el nombre de Archivo. Aquél que no necesita ningún programa para que lo puedas abrir.
¿Qué debe hacer un auxiliar de archivo?
Apoyan técnicamente en la preparación del material de archivo para los procesos de gestión documental de la entidad. Están empleados por empresas del sector público y privado.
¿Como debe ser el perfil de un archivista?
El archivista debe tener los conocimientos, habilidades, destrezas y valores para planear, analizar, diseñar, evaluar y poner en producción servicios y sistemas de información con base en la utilización de tecnologías modernas especialmente las apoyadas en la informática y las telecomunicaciones.
¿Cómo se organizan en una empresa?
La estructura organizacional de una empresa está definida por sus divisiones en departamentos y la línea de autoridad, pero también por las interacciones espontáneas que surgen entre todos sus individuos. De acuerdo con estas dos formas de organización, se distinguen dos tipos de estructura de la organización.
¿Qué es lo que no se debe foliar?
17. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digita- les – CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de con- sulta.
¿Cómo se rotula un documento?
Identificar y rotular las cajas de archivo, con los siguientes datos: fondo (Función Pública), sección (Código y nombre de la dependencia), subsección (código y nombre del grupo), número de expedientes (del 1 al n), fechas extremas (año inicial hasta el año final) y el número de caja (consecutivo).
¿Cuántas fases tiene el archivo?
Las fases son cuatro: Archivo de oficina. Archivo central. Archivo intermedio.
¿Cuáles son las tres operaciones Archivisticas?
Según Margarita Parra Betancourt los principios fundamentales en el proceso de archivar son: Clasificar, ordenar y archivar.
¿Cuáles son las cualidades que debe tener un archivista?
El Archivista debe tener total identificación con la profesión que ejerce. Por lo tanto, requiere ser un profesional dinámico, visible, participativo y con presencia institucional. Debe evitar la inercia, la pasividad, el conformismo y la invisibilidad.
¿Qué es la organización de archivos?
La organización de archivos es una forma de organizar datos o registros en un archivo. No se refiere a cómo se organizan los archivos en carpetas, sino a cómo se agrega y se accede al contenido de un archivo. Existen diversos tipos de organización de archivos, los más comunes son el secuencial, relativo e indexado.
¿Qué es un archivo organizado?
Un archivo organizado favorece la conservación del fondo documental y facilita la búsqueda y localización de los documentos. La organización del fondo documental de un archivo responde a dos necesidades:
¿Cómo organizar los archivos?
Después de haber organizado los archivos, puede reducir el número de documentos en sus carpetas y sólo presentar lo que es importante y esencial para usted. Clasifique los documentos por su organización en grupos, ya que ello ayudará en la coordinación de sus categorías o clases. Decida qué documentos se deben colocar en cada categoría.
¿Cómo organizar un archivo de acción?
Organiza el archivo de “acción”. Los papeles con los que se tengan que lidiar de inmediato se deben ordenar en grupos más pequeños según el trabajo que tengas que hacer. Por ejemplo, acondiciona subcategorías como “llamar”, “escribir”, “entregar” y “pagar”.